วันอาทิตย์ที่ 15 พฤษภาคม พ.ศ. 2554

กล่องวิเศษ (Dropbox)..

Drop Box คือ อะไร?




นโยบายการทำงานของกรรมการสารสนเทศ ข้อหนึ่งคือ การออกแบบระบบสารสนเทศให้ทำงานได้ทุกทีทุกเวลา ซึ่งแน่นอนว่าความฝัน(หวาน)อย่างนี้จะเป็นจริงได้ต้องมีเทคโนโลยีที่ดีเข้ามาช่วยจัดการ..

ทุกวันนี้ระบบงานเอกสารของโรงพยาบาลสมเด็จพระยุพราชด่านซ้าย  เก็บอยู่ในรูปของอิเลคทรอนิคไฟล์มากขึ้น คอมพิวเตอร์รุ่นใหม่มีพื้นที่สำหรับจัดเก็บข้อมูลมากมาย แต่พื้นที่ส่วนใหญ่กลายเป็นจับจองของไฟล์พวกมัลติมีเดีย เพลง, ภาพ,คลิป ฯลฯ และขยะของพวกงานเอกสารที่ Save (เก็บทุกอย่าง)  สร้างโฟลเดอร์ ซ้ำไปซ้ำมา ระบบเก็บไฟล์ที่ไม่มีมาตรฐานทำให้การหาไฟล์เริ่มยากและเสียเวลากับมันมากขึ้นทุกที..

ผมมีปัญหาบ่อยๆ ที่บางครั้งต้องการไฟล์จากเครื่องคอมพิวเตอร์ทีทำงาน แต่อยากได้ไฟล์กลับมาทำงานที่บ้าน ถ้าเป็นเครื่องของตัวเองก็ไม่ค่อยมีปัญหาเท่าไหร่ copy ใส่ Flash Drive หรือ ส่งผ่านอีเมล์กับมาทำงานที่บ้าน แต่หลังจากแก้ไขเสร็จแล้วก็ต้อง copy กลับไปทับไฟล์เดิม หรือส่งไปทางอีเมล์ ทำให้มีไฟล์ซ้ำไปซ้ำมา แก้ไขแล้วก็ลืมหน้าลืมหลัง ตกลงตัวไหนมันไฟล์ต้นฉบับตัวจริงกัน(ว่ะ)เนี่ย..

ถ้าเป็นเอกสารบางอย่างที่ต้องการจากหน่วยงานอื่น เช่น เอกสารคุณภาพ ฟอร์ม ,SP, WI , ฯลฯ ซึ่งอยู่กับอีกหน่วยงาน เวลาต้องการก็จะร้องขอให้ส่งไฟล์มาให้ ผมเองก็ต้องเ็ก็บไว้จะลบทิ้งก็ขี้เกียจขอใหม่ บางทีเก็บไว้นานจนลืมจนขอซ้ำๆซากๆก็มี(ฮา) 

เป็นปัญหาเรื้อรังสำหรับหน่วยงานเหมือนกันนะครับ แต่โชคดีที่ว่าไม่ใช่มีแค่ผม หรือโรงพยาบาลสมเด็จพระยุพราชด่านซ้ายที่เจอปัญหาแบบนี้ หลายองค์กรกำลังเจอกับปัญหาขยะไฟล์เก็บอยู่ในคอมพิวเตอร์เต็มไปหมดเหมือนกัน..

ทุกปัญหามีย่อมมีทางออก เช่นเดียวกันครับ http://www.dropbox.com ดูเหมือนว่าจะมาถูกที่ถูกเวลา มีทั้งะแบบฟรีและแบบที่มีค่าใช้่จ่าย ทำให้คิดวิธีแก้ไขปัญหาได้ง่ายขึ้น แม้ว่าเงื่อนไขที่ให้ใช้ฟรีจะจำัักัดพื้นที่แค่ 2 GB แค่นั้นก็เหลือเฟืิอแล้วละครับสำหรับเอกสารจำำพวก word excel 

หลักการของ Dropbox ก็คือ เมื่อผู้ใช้เก็บไฟล์ใดๆ เข้าไปไว้ในเจ้ากล่องวิเศษนี้แล้ว Dropbox จะทำการ ซิงก์ไฟล์ดังกล่าวโดยทันทีที่ต่อเชื่อมกับอินเตอร์เนต และเพียงเวลาไม่นานผู้ใช้สามารถเข้าถึงไฟล์นี้ได้ทุกที่ที่เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตได้..


โอ้..แม่เจ้า แบบนี้ก็เข้าทางเลยสิครับ









Dropboxสามารถแชร์ได้ทั้งไฟล์และโฟลเดอร์โดย การsave โฟลเดอร์ที่ต้องการแชร์ไปไว้บน Dropbox และผมสามารถส่งลิงค์ของไฟล์ใน Dropbox ไำปให้กับเพื่อนๆ ได้อีกด้วย












และแน่นอนครับว่าสิ่งที่หลายๆท่านกังวลใจ คือ เอาไฟล์ไปฝากไว้แล้วข้อมูลจะสูญหายหรือเปล่า ทาง Dropbox เขาจะเก็บข้อมูลอยู่บนเซอร์เวอร์ของ Dropbox เองด้วยครับ ถ้าเครื่องคอมพิวเตอร์ทีบ้านเกิดไฟไหม้ สูญหาย  มั่นใจได้เลยว่าข้อมูลต่างๆ ที่ได้ฝากไว้บน Dropbox จะยังอยู่ครบ โดยทุกท่านที่สมัครเข้าใช้บริการจะได้รับพื้นที่ในการฝากไฟล์ฟรีๆ มากถึง 2GB ด้วยกัน 
แจ่มไหม๊ละครับ..


มีคุณสมบัติดีๆหลายอย่างที่ควรนำ Dropbox มาใช้ในองค์กรครับ กรรมการสารสนเทศ รพร.ด่านซ้ายจึงไม่รอช้า ตัดสินใจให้ทุกหน่วยงานที่มีคอมพิวเตอร์ติดตั้ง Dropbox และเก็บงานส่วนกลางที่สำคัญๆไว้ไม่ว่าจะเป็นเอกสารคุณภาพ Service profice,แบบฟอร์ม,SP ,WI ,JOB รวมถึงข้อมูลตัวชี้วัดต่างๆที่ต้องใช้งานร่วมกัน  นี่แหละครับความเชื่อมโยงเห็นๆ ที่นี้ก็ไม่ต้องส่งไฟล์กันไปมาอีกแล้ว ใครอยากอ่าน service profile ของ กรรมการ IM ก็แค่เปิดเข้าไปอ่านใน Dropbox เท่านี้ก็เรียบร้อยครับ..



ไม่มีความคิดเห็น:

แสดงความคิดเห็น